AGENDA ĐÀO TẠO: XÂY DỰNG AGENDA ĐỂ PHÁT TRIỂN ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP

Trong doanh nghiệp, rất nhiều cuộc họp và chương trình đào tạo được tổ chức thường xuyên nhưng lại không tạo ra thay đổi rõ rệt về hiệu suất hay hành vi đội ngũ. Một trong những nguyên nhân cốt lõi nằm ở việc thiếu agenda rõ ràng hoặc xây dựng agenda mang tính hình thức. Cùng HBR khám phá cách xây dựng agenda đào tạo bài bản để tạo ra chuyển hóa thực sự cho đội ngũ, thay vì chỉ dừng lại ở việc truyền đạt kiến thức.

Nội dung chính của bài viết:

• Phân biệt agenda với các thuật ngữ thường dễ gây nhầm lẫn như schedule, plan, outline, memo…
• Vì sao agenda giữ vai trò then chốt trong quản trị thời gian, con người và kết quả
• Các loại agenda phổ biến trong doanh nghiệp: agenda cuộc họp, agenda đào tạo, agenda sự kiện
• 7 bước xây dựng agenda đào tạo giúp đội ngũ đi từ nhận thức đến hành động

1. Agenda là gì?

Agenda là nhật ký công tác hoặc chương trình nghị sự. Hiểu một cách đơn giản, thuật ngữ này dùng để chỉ tập hợp các công việc cần thực hiện và những kế hoạch dự kiến triển khai trong một khoảng thời gian hoặc một hoạt động cụ thể. Trên thực tế, agenda thường được sử dụng để ghi nhận và hệ thống hóa các nội dung thảo luận, đặc biệt là những vấn đề phát sinh cần được xem xét, giải quyết trong các cuộc họp, hội nghị hoặc sự kiện.

Nội dung trong agenda thường được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và logic, bảo đảm người tham gia dễ nắm bắt nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết. Thuật ngữ agenda được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế - quản trị - điều hành, đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ giúp các bên liên quan xác định vấn đề, định hướng thảo luận và đưa ra giải pháp phù hợp cho các chương trình, hoạt động quan trọng.

Đáng chú ý, tùy theo ngữ cảnh sử dụng và cách kết hợp với các thuật ngữ khác, agenda có thể mang những ý nghĩa cụ thể khác nhau, chẳng hạn:

• Event Agenda: Chương trình sự kiện
• Environment Agenda: Chương trình nghị sự về môi trường
• Feminist Agenda: Chương trình nghị sự nữ quyền
• Meeting Agenda Title: Tiêu đề biên bản/cuộc họp
• My Agenda: Nhật ký công việc cá nhân

Nhờ tính linh hoạt này, agenda trở thành một thuật ngữ quen thuộc và có giá trị ứng dụng cao trong nhiều lĩnh vực quản lý và tổ chức hoạt động.

2. Các thuật ngữ thường bị nhầm lẫn với Agenda

Để sử dụng agenda đúng và hiệu quả trong quản trị, trước hết cần phân biệt rõ agenda với những thuật ngữ thường dễ gây nhầm lẫn trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức công việc. Việc hiểu đúng bản chất của từng khái niệm sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng công cụ phù hợp với từng bối cảnh cụ thể:

3. Vì sao agenda cực kỳ quan trọng trong quản trị doanh nghiệp?

Trong môi trường doanh nghiệp, agenda không đơn thuần là một bản liệt kê nội dung cuộc họp hay chương trình làm việc. Ở góc độ quản trị, agenda là công cụ định hướng tư duy, tổ chức nguồn lực và kiểm soát kết quả. Việc xây dựng và sử dụng agenda bài bản tạo ra sự khác biệt rõ rệt giữa một tổ chức vận hành có hệ thống và một tổ chức làm việc theo cảm tính.

Dưới đây là tầm quan trọng của agenda đối với doanh nghiệp:

• Agenda giúp chuẩn hóa tư duy và mục tiêu của toàn bộ đội ngũ
• Agenda là công cụ quản trị thời gian và hiệu suất làm việc
• Agenda giúp phân rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
• Agenda tạo nền tảng cho việc ra quyết định và hành động sau họp
• Agenda phản ánh năng lực quản trị và phong cách lãnh đạo

1 - Agenda giúp chuẩn hóa tư duy và mục tiêu của toàn bộ đội ngũ.

Một agenda rõ ràng buộc người tổ chức phải trả lời câu hỏi cốt lõi: Cuộc họp này nhằm giải quyết vấn đề gì và cần đạt được kết quả nào? Khi mục tiêu được xác định ngay từ đầu, tất cả người tham gia đều có chung điểm tập trung, hạn chế tình trạng trao đổi lan man, mỗi người nói theo góc nhìn riêng mà không đi đến quyết định chung.

2 - Agenda là công cụ quản trị thời gian và hiệu suất làm việc.

Mỗi nội dung trong agenda đều gắn với thời lượng cụ thể, giúp cuộc họp hoặc chương trình diễn ra đúng nhịp, tránh kéo dài không cần thiết. Với doanh nghiệp, thời gian của lãnh đạo và đội ngũ là nguồn lực đắt giá. Một agenda được thiết kế tốt giúp tối ưu thời gian họp, đồng thời nâng cao hiệu suất ra quyết định.

3 - Agenda giúp phân rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn.
Khi agenda xác định rõ nội dung, người phụ trách trình bày, người phản biện và người ra quyết định, tổ chức sẽ tránh được tình trạng “nói chung chung, không ai chịu trách nhiệm”. Điều này đặc biệt quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, nơi mỗi quyết định đều cần người chịu trách nhiệm theo dõi và triển khai sau cuộc họp.

4 - Agenda tạo nền tảng cho việc ra quyết định và hành động sau họp.
Một agenda hiệu quả không dừng lại ở thảo luận, mà hướng tới output cụ thể: quyết định được thông qua, kế hoạch hành động, deadline và người thực hiện. Nhờ đó, agenda trở thành cầu nối giữa tư duy chiến lược và hành động thực tế, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “họp xong để đó”.

5 - Agenda phản ánh năng lực quản trị và phong cách lãnh đạo.
Doanh nghiệp có agenda rõ ràng thường vận hành có kỷ luật, minh bạch và hiệu quả. Ngược lại, các tổ chức thiếu agenda hoặc sử dụng agenda hình thức thường rơi vào tình trạng họp nhiều nhưng không tạo ra giá trị. Ở góc độ này, agenda không chỉ là một công cụ hành chính, mà còn là thước đo mức độ chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp.

4. Các loại agenda phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay

Trong thực tiễn quản trị, agenda không tồn tại dưới một khuôn mẫu cố định. Tùy theo mục tiêu, quy mô và bối cảnh tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng các loại agenda khác nhau để đảm bảo hiệu quả vận hành và ra quyết định. Dưới đây là ba nhóm agenda được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:

4.1. Agenda cuộc họp (Meeting Agenda)

Agenda cuộc họp là công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật làm việc, tối ưu thời gian và nâng cao chất lượng ra quyết định. Tùy tính chất cuộc họp, agenda cần được thiết kế với trọng tâm khác nhau.

• Họp chiến lược: Agenda cho họp chiến lược tập trung vào các vấn đề mang tính dài hạn như định hướng tăng trưởng, mô hình kinh doanh, phân bổ nguồn lực hoặc các quyết định quan trọng cấp lãnh đạo. Loại agenda này thường ngắn gọn về số lượng nội dung nhưng đòi hỏi chiều sâu phân tích, dữ liệu nền và phương án lựa chọn rõ ràng.
• Họp vận hành: Agenda họp vận hành phục vụ mục tiêu theo dõi tiến độ, kiểm soát KPI và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai công việc. Nội dung agenda thường bao gồm báo cáo ngắn gọn, vấn đề tồn đọng, nguyên nhân và giải pháp điều chỉnh. Trọng tâm của agenda vận hành là hành động và kết quả.
• Họp phòng ban: Với họp phòng ban, agenda giúp kết nối mục tiêu chung của doanh nghiệp với công việc cụ thể của từng bộ phận. Agenda loại này thường được xây dựng định kỳ (tuần/tháng), tập trung vào phối hợp nội bộ, phân công nhiệm vụ và rà soát hiệu suất làm việc của đội ngũ.
• Họp 1–1 giữa lãnh đạo và nhân sự: Agenda cho các buổi họp 1–1 mang tính cá nhân hóa cao, tập trung vào hiệu suất, định hướng phát triển, phản hồi hai chiều và giải quyết vấn đề riêng của từng nhân sự. Agenda rõ ràng giúp buổi trao đổi đi đúng trọng tâm, tránh cảm tính và nâng cao chất lượng quản trị con người.

4.2. Agenda đào tạo (Training Agenda)

Agenda đào tạo đóng vai trò định hướng toàn bộ trải nghiệm học tập, đảm bảo chương trình không chỉ truyền đạt kiến thức mà còn tạo ra chuyển hóa hành vi cho người tham gia.

• Workshop: Agenda workshop thường được thiết kế theo hướng tương tác cao, xen kẽ giữa nội dung lý thuyết, thảo luận nhóm và thực hành. Mỗi phần trong agenda cần làm rõ mục tiêu học tập, phương pháp triển khai và kết quả mong đợi.
• Seminar: Với seminar, agenda tập trung vào việc truyền tải thông tin, chia sẻ góc nhìn chuyên gia và định hướng tư duy. Agenda seminar thường có cấu trúc rõ ràng theo dòng nội dung, thời lượng từng phần và phần hỏi – đáp để tăng mức độ tương tác.
• Khóa học nội bộ: Agenda cho các khóa học nội bộ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa năng lực đội ngũ theo lộ trình. Nội dung agenda thường được chia theo module, có mục tiêu học tập cụ thể, bài tập áp dụng và tiêu chí đánh giá sau đào tạo.
• Coaching / Mentoring: Agenda trong coaching hoặc mentoring mang tính cá nhân hóa và linh hoạt hơn, tập trung vào vấn đề cụ thể của người được huấn luyện. Agenda giúp định hướng buổi làm việc, theo dõi tiến trình và đảm bảo mỗi phiên coaching đều mang lại giá trị thực tế.

4.3. Agenda sự kiện (Event Agenda)

Agenda sự kiện là “xương sống” giúp chương trình diễn ra liền mạch, đúng thông điệp và đúng trải nghiệm mong muốn của người tham gia.

• Hội thảo: Agenda hội thảo cần thể hiện rõ các phần nội dung chính, diễn giả, thời lượng và điểm nhấn của chương trình. Một agenda rõ ràng giúp người tham dự dễ theo dõi, đồng thời hỗ trợ ban tổ chức kiểm soát tiến độ và chất lượng nội dung.
• Kick-off: Agenda kick-off thường được sử dụng để khởi động dự án, chiến dịch hoặc giai đoạn mới của doanh nghiệp. Trọng tâm agenda là mục tiêu, định hướng, vai trò của từng bộ phận và cam kết hành động.
• Team building: Agenda team building không chỉ là lịch trình hoạt động mà còn phải gắn với mục tiêu gắn kết đội ngũ, xây dựng văn hóa và tinh thần làm việc chung. Nội dung agenda cần cân bằng giữa trải nghiệm, tương tác và thông điệp cốt lõi.
• Leadership camp/Bootcamp: Agenda cho các chương trình leadership camp hoặc bootcamp thường được thiết kế chuyên sâu, cường độ cao, kết hợp đào tạo – trải nghiệm – phản tư. Agenda loại này đóng vai trò định hướng toàn bộ hành trình phát triển tư duy và năng lực lãnh đạo của người tham gia.

5. 7 bước xây dựng agenda để đào tạo đội ngũ hiệu quả

Trong đào tạo doanh nghiệp, agenda không chỉ là “lịch học” hay “chương trình buổi đào tạo”. Một agenda được thiết kế đúng bản chất là bản đồ dẫn dắt hành vi, giúp người học đi từ nhận thức → thực hành → cam kết thay đổi. Dưới đây là 7 bước xây dựng agenda đào tạo giúp doanh nghiệp tạo ra chuyển hóa thực sự cho đội ngũ, thay vì chỉ dừng lại ở việc truyền đạt kiến thức:

• Bước 1: Xác định rõ mục tiêu đào tạo gắn với vấn đề kinh doanh
• Bước 2: Xác định đúng đối tượng tham gia đào tạo
• Bước 3: Thiết kế cấu trúc agenda theo hành trình học tập
• Bước 4: Phân bổ thời lượng hợp lý cho từng nội dung
• Bước 5: Lồng ghép hoạt động tương tác và thực hành trong agenda đào tạo
• Bước 6: Xác định rõ đầu ra (output) sau mỗi phần đào tạo
• Bước 7: Kết thúc agenda bằng kế hoạch hành động và theo dõi sau đào tạo

5.1. Bước 1: Xác định rõ mục tiêu đào tạo gắn với vấn đề kinh doanh

Mọi agenda đào tạo hiệu quả đều bắt đầu từ một câu hỏi nền tảng: Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì và đào tạo được kỳ vọng giải quyết vấn đề nào?
Ở nhiều doanh nghiệp, đào tạo thường được triển khai theo cảm tính hoặc xu hướng, dẫn đến mục tiêu mơ hồ như “nâng cao kỹ năng”, “phát triển con người”, nhưng sau đào tạo lại khó đo lường hiệu quả.

Một agenda đào tạo đúng bản chất cần chuyển mục tiêu từ đào tạo vì đào tạo sang đào tạo để giải quyết bài toán kinh doanh cụ thể, chẳng hạn: cải thiện tỷ lệ chốt sale, giảm sai sót trong vận hành, nâng cao năng suất đội nhóm, hay chuẩn hóa năng lực quản lý trung cấp. Khi mục tiêu được xác định rõ ràng và đo lường được, agenda sẽ có “trục xương sống”, giúp toàn bộ nội dung đào tạo đi đúng trọng tâm và tránh lan man.

5.2. Bước 2: Xác định đúng đối tượng tham gia đào tạo

Một sai lầm phổ biến trong đào tạo nội bộ là áp dụng một agenda chung cho nhiều nhóm đối tượng khác nhau. Trong khi đó, mỗi cấp độ nhân sự lại có góc nhìn, nhu cầu và khả năng tiếp nhận hoàn toàn khác nhau. Nhân viên cần công cụ cụ thể để làm việc tốt hơn, quản lý cần tư duy điều hành và phân quyền, còn lãnh đạo cần góc nhìn chiến lược và ra quyết định.

Trước khi xây agenda, doanh nghiệp cần làm rõ:

• Ai là người tham gia đào tạo?
• Họ đang gặp khó khăn gì trong công việc hằng ngày?
• Trình độ, kinh nghiệm và mức độ sẵn sàng thay đổi ra sao?

Việc xác định đúng đối tượng không chỉ giúp agenda phù hợp về nội dung, mà còn quyết định cách truyền tải, ví dụ, độ sâu kiến thức, ngôn ngữ sử dụng và mức độ thực hành trong chương trình.

5.3. Bước 3: Thiết kế cấu trúc agenda theo hành trình học tập

Agenda đào tạo hiệu quả không nên là danh sách nội dung rời rạc, mà cần được xây dựng theo một hành trình học tập logic và có chủ đích. Hành trình này dẫn dắt người học đi từ nhận thức vấn đề đến thay đổi hành vi, thay vì chỉ tiếp nhận thông tin.

Một cấu trúc agenda đào tạo phổ biến và hiệu quả thường bao gồm:

• Mở đầu: tạo bối cảnh, chỉ ra vấn đề hiện tại và lý do cần thay đổi
• Nội dung cốt lõi: cung cấp kiến thức, công cụ hoặc phương pháp phù hợp
• Thực hành – thảo luận: giúp người học chuyển kiến thức thành hành động cụ thể
• Tổng kết – phản tư: củng cố nhận thức, rút ra bài học và định hướng áp dụng

Cấu trúc này giúp người học không chỉ “hiểu trên lý thuyết” mà còn hình dung rõ cách áp dụng vào công việc thực tế.

5.4. Bước 4: Phân bổ thời lượng hợp lý cho từng nội dung

Thời lượng trong agenda không chỉ là yếu tố kỹ thuật, mà phản ánh triết lý đào tạo của doanh nghiệp. Một agenda hiệu quả cần phân bổ thời gian hợp lý giữa:

• Phần trình bày nội dung cốt lõi
• Phần trao đổi, đặt câu hỏi và phản biện
• Phần thực hành, áp dụng và phản hồi

Nếu agenda dành quá nhiều thời gian cho lý thuyết, người học dễ rơi vào trạng thái thụ động và nhanh quên. Ngược lại, nếu thiếu thời gian thực hành và phản hồi, kiến thức sẽ khó chuyển hóa thành hành vi. Vì vậy, agenda cần được thiết kế với tư duy tối ưu trải nghiệm học tập và khả năng áp dụng, thay vì chỉ cố gắng “truyền tải cho hết nội dung”.

5.5. Bước 5: Lồng ghép hoạt động tương tác và thực hành trong agenda đào tạo

Đào tạo chỉ thực sự mang lại giá trị khi người học tham gia chủ động, thay vì chỉ ngồi nghe và ghi chép. Vì vậy, agenda đào tạo cần được thiết kế theo hướng tăng cường tương tác, giúp người học trực tiếp tham gia vào quá trình học tập và trải nghiệm nội dung.

Các hoạt động thường được lồng ghép trong agenda đào tạo hiệu quả bao gồm:

• Thảo luận nhóm, giúp người học trao đổi quan điểm, phản biện và học hỏi lẫn nhau
• Case study thực tế của chính doanh nghiệp, giúp nội dung đào tạo bám sát bối cảnh công việc
• Bài tập ứng dụng ngay trong buổi học, để người học thực hành và nhận phản hồi trực tiếp
• Chia sẻ kinh nghiệm từ người tham gia, tạo sự kết nối và gia tăng tính thực tiễn

Những hoạt động này đóng vai trò cầu nối giữa kiến thức và hành động, giúp người học hiểu sâu hơn vấn đề, ghi nhớ lâu hơn và quan trọng nhất là tăng mức độ sẵn sàng thay đổi hành vi sau đào tạo.

5.6. Bước 6: Xác định rõ đầu ra (output) sau mỗi phần đào tạo

Một agenda đào tạo hiệu quả không chỉ mô tả “sẽ dạy gì”, mà cần làm rõ người học sẽ làm được gì sau mỗi phần nội dung. Đây chính là tư duy thiết kế agenda xoay quanh kết quả, thay vì xoay quanh nội dung.

Với mỗi phần trong agenda, doanh nghiệp cần xác định rõ đầu ra cụ thể, chẳng hạn:

• Một công cụ có thể áp dụng ngay vào công việc
• Một quy trình hoặc phương pháp làm việc chuẩn hóa
• Một kế hoạch hành động cá nhân hoặc nhóm
• Một cam kết thay đổi hành vi trong công việc hằng ngày

Khi agenda được xây dựng dựa trên output, đào tạo sẽ thoát khỏi tính hình thức và trở thành một quá trình tạo ra giá trị thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả và mức độ ứng dụng sau đào tạo.

5.7. Bước 7: Kết thúc agenda bằng kế hoạch hành động và theo dõi sau đào tạo

Sự khác biệt lớn nhất giữa đào tạo hiệu quả và đào tạo mang tính phong trào nằm ở giai đoạn sau đào tạo. Do đó, agenda cần dành thời gian phù hợp cho phần tổng kết và định hướng hành động, thay vì kết thúc đột ngột khi nội dung giảng dạy vừa hoàn thành.

Một agenda đào tạo bài bản thường kết thúc bằng:

• Tổng kết các nội dung cốt lõi và bài học chính
• Yêu cầu người học xác định hành động cụ thể sẽ triển khai
• Hướng dẫn cách áp dụng kiến thức vào công việc thực tế
• Thiết lập cơ chế theo dõi, đánh giá và phản hồi sau đào tạo

Khi agenda kết thúc bằng kế hoạch hành động rõ ràng và có cơ chế theo dõi, doanh nghiệp không chỉ đo lường được hiệu quả đào tạo mà còn duy trì được sự thay đổi lâu dài trong tư duy và hành vi của đội ngũ.

6. Một số mẫu Agenda phổ biến trong doanh nghiệp

Trong thực tế vận hành, mỗi loại hình hoạt động trong doanh nghiệp sẽ phù hợp với một mẫu agenda khác nhau. Việc tham khảo các mẫu agenda phổ biến giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình làm việc rõ ràng, nhất quán và dễ áp dụng cho từng bối cảnh cụ thể.

1 - Agenda lễ tổ chức kỷ niệm tại doanh nghiệp

Chủ đề: Lễ kỷ niệm cột mốc hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Đối tượng tham dự: Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cán bộ quản lý, toàn thể nhân sự, đối tác chiến lược và khách mời

Thời lượng chương trình: 01 ngày (13:30 – 21:00)

2 -  Agenda đào tạo đội ngũ doanh nghiệp

Chủ đề: Nâng cao hiệu suất làm việc và phối hợp đội ngũ

Đối tượng: Nhân sự chủ chốt / Quản lý / Trưởng nhóm

Thời lượng: 01 ngày (08:30 – 17:00)

3 - Agenda cho cuộc họp định kỳ hằng tháng

Tiêu đề cuộc họp: CUỘC HỌP ĐỊNH KỲ HẰNG THÁNG NĂM 2025 – PHÒNG MARKETING & TRUYỀN THÔNG (MARCOM)

Thời gian: …h00, ngày … tháng … năm 2024

Thành phần tham dự: Toàn bộ nhân sự Phòng Marketing & Truyền thông (MarCom)

Mục đích cuộc họp: Đánh giá tình hình triển khai công việc trong tháng, thảo luận các chiến dịch marketing sắp tới và thống nhất kế hoạch hành động cho giai đoạn tiếp theo.

Nội dung chi tiết cuộc họp:

Agenda không đơn thuần là một bản liệt kê nội dung hay lịch trình làm việc, mà là công cụ quản trị giúp doanh nghiệp tổ chức tư duy, phân bổ nguồn lực và kiểm soát kết quả. Khi được xây dựng bài bản và đúng mục tiêu, agenda giúp các cuộc họp đi đúng trọng tâm, chương trình đào tạo tạo ra chuyển hóa hành vi và các hoạt động nội bộ vận hành hiệu quả hơn. Đặc biệt với agenda đào tạo, việc thiết kế theo hành trình học tập và gắn với hành động cụ thể sẽ giúp đội ngũ áp dụng kiến thức vào thực tế, từ đó nâng cao hiệu suất và giá trị bền vững cho doanh nghiệp.